نظام المعلومات ودوره في اتخاذ القرارت

نظام المعلومات ودوره في اتخاد القرارات
http://etudiantdz.com.googlepages.com/sofiane2s-52.rar

المبحث الأول : ماهية المعلومات

المطلب الأول: مفهوم المعلومات وخصائصها :

مفهوم المعلومات : هي مجموعة الحقائق والمفاهيم التي تخص أي موضوع من الموضوعات والتي تكون الغاية منها تنمية وزيادة معرفة الإنسان ويمكن أن تكون أماكن أو أشياء أو أناسا ويقصد بالمعلومات البيانات التي تم معالجتها بحيث أصبحت ذات دلالة مبينة وذات معنى والبيانات هي عبارة عن رموز مجردة من المعنى الظاهري.

خصائص المعلومات : إن تدفق المعلومات يكون يخضع لرقابة سليمة حتى تتمكن كل إدارة من الحصول على معلومات تتوافر فيها خصائص معينة أهمها :

1. الدقة : وهي تتمثل في مدى صحة المعلومات ودرجة خلوها من التقريب والخطأ في تمثيل الموقف أو الحدث

2. التوقيت : لا يمكن للمؤسسة استفادة من درجة دقة المعلومات ما لم تتوفر في الوقت المناسب، وهذا الأخير يعني أن تكون المعلومة مناسبة زمنيا لاستخدامات المستفيدين خلال دورة معالجتها والحصول عليها .

3. الشمول : وتعني مدى اكتمال الإحاطة التي تتضمنها المعلومة بحدث معين وما تحمله من تفاصيل وما تحرص عليه من تفادي الإغفال في تسجيل البيانات الأساسية التي تعتبر قاعدة للمعلومات ومصدر أساسي لها.

4. الملائمة: يجب أن تكون المعلومات ملائمة ومطابقة لحاجة المستفيد لكونها تضع وتحدد البدائل وهي بذلك تساعده في اتخاذ القرار المناسب.

5. الموضوعية: مصطلح الموضوعية في المعلومات يرتبط بالتعبير عن الحقائق بدون تحريف فان ضمان الموضوعية في المعلومات يعني ضمان اعتماد قواعد غير دائمة في إعداد وتقديم هذه المعلومات.

6. قيمة المعلومات: وهي خاصية من خصائص المعلومات حيث تتوقف صلاحية نظام معالجة المعلومات على قيمة المعلومة التي يوفرها العنصران الرئيسيان في تكوين القيمة لها: قيمة المعلومة وتكلفتها.¹

المطلب الثاني : مصادر المعلومات واستخدامها

المصادر الوثائقية للمعلومات :

1) مصادر المعلومات الأولية: هي وثائق تنشر لأول مرة في موضوعها سواء كان ذلك بحثا أم حدثا أسلوب جديد لتطبيق فكرة معينة أو تغير جديد لفكرة موضوع جديد ويتم تجميع هذه المعلومات وتجهيزها لأول مرة ودائما هي مصادر هامة للمعلومات.

2) مصادر المعلومات الثانوية: هي تلك المعلومات المجمعة في فترة سابقة التي تعتمد أساسا في معلوماتها على المصادر الأولية وبالتالي فهي لا تقدم معلومات جديدة بل تقدمها بصورة ملخصة أو بأسلوب مختلف عن أسلوب المعلومات الأولية

3) أوعية الدرجة الثالثة: تتركز وظيفة هذا النوع على مصادر المعلومات سنة بعد سنة نتيجة النمو المطرد والمتزايد للإنتاج الفكري وعادة ما تفيد الباحثين في الوصول الى المعلومات والموضوعات التي يتخصصون فيها

المصادر الغير وثائقية للمعلومات :

1) المصادر الرسمية: وعادة ما يكون هذا النوع من المعلومات في شكل قرارات إدارية وأوامر وتعميمات وخطابات وأنظمة وغيرها ويشار إليها بالوثائق الرسمية. وتكون ذات صبغة رسمية وتصدر عن جهات أو مؤسسات لها سلطة التشريع والتنفيذ مثل الحكومة وتشمل المعلومات الرسمية الآتية: الاحتياجات الرقابية- متطلبات قانونية - المي*****ة التنظيمية- المتطلبات التخطيطية - عمليات صناعة القرارات. وهي تصدر عن ( في المخطط )

2) المصادر الغير الرسمية: وهي تحتوي على معلومات صادرة عن الأفراد والجماعات الذين تعايشهم إدارة المنظمة في أي مجتمع والذين تتفاعل معهم أو التبادل المباشر. وهذه المصادر تعتمد على الاتصال الشخصي في تبادل المعلومات فمنها المناقشات والمحادثات بين الزملاء والمشاركين في المؤتمرات العلمية والمهنية .¹

مصادر المعلومات غير وثائقية

رسمية	غير رسمية
-الأجهزة الحكومية المركزية والمحلية . - مراكز البحوث. - الجمعيات العلمية والمهنية. - مؤسسات صناعية - جامعات والكليات - مكاتب استشارية	- محادثات الزملاء والزوار - اللقاءات الجانبية بالمؤتمرات.

المطلب الثالث : أهمية و أنواع المعلومات

لم يعد هناك شك في أن المعلومات أصبحت في عصرنا موردا جديدا و رئيسيا لأي منظمة بغض النظر عن طبيعة نشاطها أو حجمها أو ملكيتها فالمعلومات هي في الواقع احد ثلاثة موارد هامة للمؤسسة وهي الموارد البشرية و الموارد المادية و المعلومات و لقد أصبحت المعلومات بالنسبة لمنظمات الأعمال المعاصرة و الناجحة بمثابة القاعدة الأساسية التي تعتمد عليها لممارسة أعمالها في ظل بيئة متغيرة و معقدة و التي تحيط بالمنظمة حاليا أو مستقبلا

و أكد فيرهولم في السنوات المبكرة لعصر المعلومات في عالم الأعمال أهمية المعلومات للمنظمة و ذلك عندما أشار إلى أن "تدفق المعلومات هو السبيل للحياة و البقاء و الاستمرار بالنسبة للمنظمات شانها شان تدفق الدم في جسم الإنسان كضرورة للحياة "

و تمثل المعلومات الأساس المنطقي لعملية اتخاذ القرارات بالنسبة للإدارة الحديثة فلم تعد القرارات التي تتخذها الإدارة على جميع مستوياتها تعتمد فقط على الخبرة أو الحدس أو التخمين و في هذا الصدد يرى البعض أن حوالي 90 بالمائة من القرار الجيد يتمثل في المعلومات الدقيقة و خوالي 10 بالمائة فقط أو اقل يتمثل في الخبر أو الطموحات أو التقديرات الشخصية فالمعلومات هي بمثابة الطاقة و الوقود اللازمة للإدارة عند أداء وظائفها الإدارية الأساسية من تخطيط و تنظيم و تنسيق و رقابة و عند ممارسة أنشطة المنظمة الأساسية و التسويق و التمويل و الموارد البشرية ¹

و يمكن تلخيص أنواع المعلومات فيما يلي : ²

1. معلومات انجازية :المعلومات التي يحتاجها الإداري في اتخاذ قرار وانجاز عمل أو مشروع مثل اتخاذ قرار بتعيين موظف أو شراء جهاز ...الخ

2. معلومات انماءية : المعلومات التي يحتاجها الإداري في تطوير وتنمية القدرات وتوسيع المدارك في مجال العمل والحياة مثل المعلومات التي يتلقاها المتدربون من الدورات التدريبية

3. معلومات تعليمية : المعلومات التي يحتاجها الإدارة في المؤسسات التعليمية مثل الجامعات والمعاهد والمدارس

4. معلومات إنتاجية : المعلومات التي تفيد في إجراء البحوث التطبيقية وفي تطوير وساءل الإنتاج واستثمار الموارد الطبيعية والإمكانات المتاحة بشكل أحسن كمعلومات إنتاج سلعة معينة . ¹

المطلب الرابع : استرجاع المعلومات

يقصد باسترجاع المعلومات تلك العملية التي يجب أن يؤديها الباحث أو المستخدم عن طريق تصفح عدد كبير من الوثائق كالكتب و التقارير الدورية و المذكرات و الملفات و السجلات وذلك حتى يصل إلى المعلومة التي تهمه هذا و تعتبر عملية الاسترجاع هذه على المكنة أو الآلة غير أنها بصفة عامة تمتاز نظم استرجاع المعلومة بمجموعة من الخصائص منها :

ـ سهولة الاستخدام و امن و سلامة المعلومات

ـ توفير المعلومات لمستخدمين متعددين في نفس الوقت و تكامل المعلومات بأشكالها و نوعياتها المتعددة

ـ الثقة في النظام و دقة البحث و تمول الاسترجاع و الإفادة من المعلومات المسترجعة

ـ السرعة في استرجاع المعلومات المطلوبة من رصيد الصرف المختزن

أما عناصر و مكونات نظم الاسترجاع المعلومات فتشمل ما يلي :

1. المدخلات : تتصل بالتعرف على مصادر المعلومات و اختيار الملائم منها و التزود بها و مدخلات نظام الاسترجاع تتصل في الأساس بالأسئلة المطروحة و ما تحويه من كلمات رئيسية تقارن فيما بعد وثائق التبويب في النظام ¹

2. التحليل : يتضمن وصف المعلومات عن طريق فهم و تكييفها و إعداد مستخلصات لها فالأسئلة و الاستفسارات تحلل أساسا لاستخراج كلماتها الرئيسية التي يعتمد عليها البحث و المقارنة

3. الترميز : يتصل بالترقيم عناصر البيانات المدخلة في النظام و تلك المتصلة بالكلمات الرئيسية المجهزة بها الوثائق أو المحللة من الأسئلة حتى يسهل تخزينها و استرجاعها فيما بعد لعمليات المقارنة و المضاهاة اللازمة

4. التخزين : يتضمن اختزان المواد نفسها أو تحويلها إلى وعاء تخزيني آخر كما أن اهتمامات و استخبارات الباحثين يمكن تخزينها بغية التعرف على معالمها حتى تسهم في إعادة تنظيم أسلوب الاسترجاع بما يتفق مع هذه الاهتمامات

5. الإعلام : يشمل تجهيز المداخل التي تساعد المستخدمين في إعلامهم يتواجد المواد ويتضمن بعض نظم الإعلام إجراءات لتوصيل المواد نفسها بدلا من توصيل البدائل من بدائل المواد فقط بذلك قد يحاول نظام الاسترجاع التنبؤ المسبق بالاحتياجات و توفيرها قبل طلبها

6. البحث : يتضمن مضاهاة احتياجات السائل بفحوى المواد المختزنة خلال البحث اليدوي و الآلي و مقارنة المداخل بالمواد الأصلية

7. الاسترجاع : تتصل هذه الوظيفة بتحديد مكان المعلومات و استخراج المعلومات المطلوبة من رصيد المعرفة المختزن و غالبا يؤدي ذلك في الشكل الأصلي الذي خزن به

8. التوصل : تصل المادة الأصلية في الشكل الممكن استخدامه و قد يكون ذلك في شكل نسخة ورقية أو ميكروفيلمية أو عرض المادة على شاشة نهاية طرفية للكمبيوتر ²

المبحث الثاني: ماهية نظام المعلومات الإدارية

المطلب الأول : مفهوم النظام و مكوناته وأنواعه

* مفهوم النظام:

كلمة نظام نسمعها أو نقرأها في مجالات متعددة مثل نظام الاتصالات أو النظام القانوني، نظام الحكم، نظام التعليم، نظام التعليم، نظام العمل...الخ وعلى هذا الأساس تبدو كلمة نظام في ضوء ما تقدم متعددة المعاني سنذكر البعض منها: ¹

التعريف الأول : النظام هو التركيب المنظم للأجزاء الذي يشكل وحدة مركبة مع علاقات متداخلة ولانجازات متقاطعة فيما بين هذه الأجزاء وبين النظام والبيئة المحيطة به.

التعريف الثاني : النظام عبارة عن مجموعة عمل تتكون من العنصر البشري وعنصر الآلات والمكاءن مجتمعة ببعضها البعض ويجب أن تربطها علاقات محددة وقوانين شاملة ويجب أن لكل جزء من مكونات النظام دوره المرسوم وصيغة محددة لتحقيق هدف محدد .

التعريف الثالث : هو مجموعة من المدخلات التي تمثل البيانات المختلفة يتم معالجتها للحصول على مخرجات تعتبر أساسية لإشباع استجابات مطلوب تحقيقها من النظام .

كما يعرفها ويلسن أن النظام يعني إجراء أو عملية تحكم في تلك العمليات و الإجراءات أو تستخدم لتعني شبكة أو حزمة برامج لتجهيز البيانات أما راولي يعرفه على انه عبارة عن تجميع العناصر المترابطة مع بعضها البعض أو نظم فرعية منظمة بطريقة ما لتؤكد الأداء الكفء للنظام كله أي تنظيم ذو هدف للمصادر أو العناصر

و يرى جودمان على انه مجموعة من العناصر التي تتسم بأنها منظمة بدقة و مترابطة مع بعضها البعض من أجل خدمة أو تحقيق هدف معين و يرى جونسون النظام وحدة متكاملة مركبة أو منظمة أو تجميعية أو تركيبية من الأشياء أو الأجزاء تشكل في مجملها وحدة متكاملة أو مركبة ²

* مكونات النظام : تتمثل هذه المكونات في : ³

1. المدخلات: بما أن النظام قائم على التفاعل بين عناصره أو مكوناته إذا لابد من وجود موارد مادية أو بشرية والتي تشكل المادة الخام لهذا التفاعل لذلك فان هذه الموارد يمكن تسميتها بالمدخلات لكونها تشكل نقطة البدء في عملية التفاعل في النظام ليتمكن أن يعمل النظام لغرض تحقيق الهدف المطلوب منه .

2. المعالجات : تعتبر المعالجات مكونا أساسيا في النظام لكونه يحول المادة الخام (المدخلات) التي تدخل إلى النظام إلى مخرجات تحقق أهداف المنظمة المحددة فيها أي أن التفاعل بين المكونات

الخاصة بالنظام لا تتم بشكل عشوائي وتلقائي بل تتم بواسطة تحكم تلك التفاعلات وتحدد مساراتها وترشدها بغية الوصول إلى ما هو مطلوب إجراءه على المدخلات لغرض تحويلها إلى مخرجات مفيدة

3. المخرجات : إجراء المعالجات على مدخلات للنظام في إطار المتغيرات المحيطة النظام وفقا لما هو مطلوب من النظام تحقيقه سيتم الحصول على نتائج يطلق عليها بالمخرجات (نتائج تفاعل مكونات النظام ) .

4. التغذية العكسية : إن التطوير المستمر للنظام يصحح المسارات الخاصة به يتوجب توجيه و متابعة تقييم عمليات تنفيذ المخرجات لذا يتطلب فحص فاعلية النظام من خلال النتائج و المخرجات الخاصة به ويطلق على هذه العملية بالتغذية العكسية

أنواع النظام :

1. النظم المغلقة : في مجال التنظيمات ونظم المعلومات هناك نظم معزولة نسبيا عن البيئة المحيطة بهما وتعتمد على أجزاءها الداخلية ، مغلق على أجزاءه وذاته فلا يقوم بعملية التبادل للمواد والمعلومات .

2. النظم المفتوحة : عبارة عن نظام يتبادل المعلومات والمواد مع البيئة الخارجية المحيطة به والذي نجده يتفاعل مع بيئته يتأثر ويؤثر فيها ويعتبر نظام المعلومات للمؤسسات والمنظمات من النظم المفتوحة . ¹

المطلب الثاني : مفهوم نظام المعلومات الإدارية

نظم المعلومات يمكن تعريفه من الناحية الفنية على أساس انه مجموعة من الإجراءات التي تقوم بجمع و استرجاع و تشغيل و تخزين و توزيع المعلومات لتدعيم اتخاذ القرارات و الرقابة في التنظيم و بالإضافة إلى تدعيم اتخاذ القرارات و التنسيق و الرقابة و يمكن لنظم المعلومات أن تساعد المديرين و العاملين في تحليل المشاكل و تطوير المنتجات المقدمة و خلق منتجات جديدة

نظم المعلومات تحتوي على معلومات عن التنظيم و البيئة المحيطة و تتم عملية الإنتاج من خلال ثلاث أنشطة رئيسية هي المدخلات و العمليات التشغيلية و المخرجات و يعتبر معلومات التغذية المرتدة مخرجات ترتد إلى الأفراد المسئولين عن الأنشطة في المنظمة لتقييم و تحسين المدخلات

العمليات الثلاث هي التي تنتج المعلومات التي يحتاجها التنظيم لاتخاذ القرارات و رقابة العمليات و تحليل المشاكل و خلق منتجات جديدة

المدخلات : تحصل على البيانات الخام من التنظيم أو من البيئة الخارجية

عمليات التشغيل : تحول هذه البيانات إلى معلومات ذات معنى و دلالة

المخرجات : تحول المعلومات التي تم تشغيلها إلى الأفراد أو الأنشطة التي سوف تستخدمها

التغذية المرتدة : يتطلبها نظام المعلومات كونها عبارة عن المخرجات التي تعود إلى الأعضاء المعنيين في التنظيم لتقييم و تصحيح مرحلة المدخلات ¹

يمكن تلخيص مفهوم نظام المعلومات فيما يلي :

· تصميم شبكة المعلومات لتوفير المعلومات المناسبة للشخص و في الوقت المناسب

· نظام يصمم على أساس حاجة الإدارة العليا أو بعض المسؤولين الآخرين ممن لديهم الحاجة الضرورية للمعرفة و يجهز لهم مستخلصات بالمعلومات و هي بالتالي الأداة لاتخاذ القرار

· نظام ضبط و تحكم يتخصص بتحويل المعلومات إلى المستويات الإدارية بعد تجهيزها و تحديثها لكي يمكن اتخاذ القرارات بأفضل السبل

كثرة الباحثين و المختصين الذين تناولوا هذا الموضوع أدى في المحصلة النهائية إلى أن تلتقي مختلف التعاريف في :

· إن هدف هذه النظم هو تهيئة المعلومات الإدارية للإدارة للقيام بوظائفها بشكل جيد

· ضرورة استخدام الحاسب الالكتروني في معالجة البيانات و توفير المعلومات

· ضرورة وصف نشاطات المنشاة الداخلية و الخارجية و تحديد المعلومات اللازمة لكل هذه الوظائف ²

و نظام المعلومات الإدارية له عدة تعاريف نذكر منها : ¹

التعريف الأول : هو عبارة عن شبكات متناسقة من إجراءات تكرير البيانات بهدف تزويد المدير بمعلومات أنية تخدم اتخاذ القرارات الفعالة

التعريف الثاني : تجهز المعلومات المدير لغرض اتخاذ القرار و أن هذه المعلومات تصف العمليات الداخلية و الخارجية التي تقوم بها المنشاة و كذلك تصف هذه المعلومات حاضر و ماضي و مستقبل المنشاة

التعريف الثالث : هي التي تجهز المعلومات الدقيقة وفي الوقت المحدد و التي تمكن الإدارة في كافة المستويات في صنع القرارات من اجل تحقيق أهداف المنشاة

التعريف الرابع : تعريف جمعية نظم المعلومات الإدارية الأمريكية بأنه نظام يتكون من نظام المعلومات آلي يقوم بجمع و تنظيم و إيصال و عرض المعلومات لاستعمالها من قبل الإدارة في مجلات التخطيط و الرقابة للأنشطة التي تمارسها الوحدة التنظيمية

و يرى بوركو انه إجراء منظم لتجميع و تجهيز و اختزان و ارتجاع المعلومات الموثقة لإرضاء حاجات متنوعة و يتكون من المجموعة من المعلومات المسجلة و الذين يقومون بتنظيم المجموعة و حفظها و إجراء استرجاع المستفيدين الذين يطلبون المعلومات و يعرفها ويزمان يشير إلى الطرق و الموارد و الوسائط و المنتجين و المشتركين بطريقة منظمة لتأثير نقل المعلومات في مجال معين أو نشاط محدد أو منظمة ما ²

نظام المعلومات الإدارية هو ذلك النظام الفرعي داخل النظام الكلي للمنشأة و الذي يختص بتحديد و تجميع و تشغيل و تحليل و إرسال المعلومات إلى مراكز اتخاذ القرارات بحيث تتفق مع احتياجات المديرين من حيث الشكل و الشمول و النوعية المطلوبة في الوقت المناسب تلك النظم التي تمد المستخدمين بالمعلومات المختلفة بجميع مراكز الأنشطة المختلفة وذلك من خلال التقارير التي تعدها النظم الرسمية و غير الرسمية التي تمد بمعلومات سابقة و حالية و تنبؤية في صورة شفوية أو مكتوبة طبقا للعمليات الداخلية للمؤسسة و البيئة المحيطة بها و يدعم المديرين و العاملين و العناصر و البيئة الأساسية بإتاحة المعلومات في إطار الوقت المناسب للمساعدة في اتخاذ القرارات ³

المطلب الثالث : مكونات نظام المعلومات

النظام يتكون من مجموعة من المكونات التي يتم استخدامها لاستقبال موارد البيانات و تحويلها إلى منتجات معلوماتية و الشكل المرفق نموذج مفاهيمي لنظام المعلومات يوضح أهم الموارد والأنشطة

موارد نظام المعلومات :

1. الموارد البشرية :وجود الأفراد ضروري لعمل أي نظام معلومات و يوجد نوعين أساسين هما:

المستخدمين النهائيين: الأفراد الذين يستخدمون النظام بطريقة مباشرة أو مخرجاته مجهزة من طرف الآخرين ( محاسبين, رجال البيع, مهندسين, مديرين, عملاء) و معظمهم من عمال المعرفة أي الذين يقضون أوقاتهم في الاتصالات من أجل خلق استخدام توزيع المعلومات

الأخصائيون في نظم المعلومات: هم الذين يطورون و يشغلون النظام و يستلمون أفراد محللي النظام يقومون بتصميم نظام المعلومات بناءا على متطلبات المعلومات التي يحصلون عليها المستخدمين النهائيين, مطوري البرامج: يقومون ببناء الحاسوب الآلي باستخدام التفاصيل التي يوفرها لهم محلل النظام, مستعملو النظام: يساعدون في تشغيل و متابعة و صيانة نظم المعلومات ¹ ص 32

2. الموارد المادية : جميع الأجهزة المادية و المواد المستخدمة في تشغيل المعلومات و تشمل

· نــظم الحســــاب: و حدة التشغيل المركزية و التي تتضمن المعالجات الدقيقة و يوجد العديد من أحجام الحاسبات

· الطرفيــات: تشمل الفأرة و لوحة المفاتيح لإدخال البيانات و الشاشة و الطابعة لإدراج المعلومات و الأقراص و الشرائط الممغنطة لتخزين موارد البيانات

· البرمجيات: الوسائط و جميع الأشياء الملموسة التي يتم تسجيل البيانات عليها (الورق, الأقراص الضوئية, جميع أنواع تعليمات تشغيل البيانات و تشمل كل من البرامج و الإجراءات

برامج النظام برامج تشغيل النظام الذي يتحكم في تشغيل نظام المعلوماتWindows/DOS

بـرامج التطبيقات و التي تختص بتوجيه التشغيل لخدمة احتياجات فئة معينة من المستخدمين كبرامج تحليل المبيعات و Microsoft

· الإجــراءات: تمثل تعليمات التشغيل الموجهة لمستخدمي نظام المعلومات كدليل استخدام برنامج Microsoft ²

3. موارد البيانات : البيانات مورد تنظيمي هام ينبغي إدارته بفعالية لصالح جميع المستخدمين النهائيين في المنظمة و عادة يحتفظ بها داخل قواعدها و قواعد المعرفة

· قـــواعد البيانات: مجموعة من الملفات و السجلات المرتبطة بطريقة منطقية

· قـــواعد المعرفــة: تحتوي أشكال متعددة من المعرفة (حقائق، قواعد، أمثلة واقعية) عن أفضل الممارسات الإدارية التي تم القيام بها كالتشغيل ³

4. موارد الشبكات : أصبحت شبكات الاتصال (إنترنت، إكسترانات) لقيام المنظمة بالتجارة و الأعمال الإلكترونية و تتكون شبكات الاتصالات عن بعد من الحاسبات مشغل الاتصالات و غيرها من الأجهزة المتصلة بوسائط الاتصالات و تشمل:

· وسائــــط الاتصالات: كابلات الألياف الضوئية، تضم الميكروويف، الخلوي، الأقمار الصناعية اللاسلكية

· نـــــظم تدعيم الشبكـات: تشمل جميع الأفراد و المعدات و البرامج و موارد البيانات التي تساهم مباشرة في تشغيل و استخدام شبكة الاتصالات (Modems)

برامج تشغيل الإنترنت و برامج تصفح الإنترنت ¹

أنشطة نظام المعلومات : ²

1. أنشطة إدخال البيانات : يتم تجميع و إعداد البيانات للتشغيل عن طريق القيام بهذه العملية و تشمل أنظمة تسجيل و تحرير

2. أنشطة تشغيل البيانات : تخضع البيانات للعديد من المعالجات للحصول على المعلومات لخدمة احتياجات المستخدم النهائي (الحساب، الفرز، الترتيب، التصنيف، التخليص)

3. أنشطة المخرجات : يتم توفير مخرجات نظام المعلومات للمستخدم في صور متعددة و يعتبر توفير المخرجات الملائمة الهدف الأساسي لنظام المعلومات (رسائل، تقارير، صور بيانية)

4. أنشطة تخزين البيانات : تعتبر هذه العملية أهم أنشطة نظم المعلومات فيتم الحفاظ بالمعلومات في صور منظمة بحيث يمكن استرجاعها في حالة الحاجة إليها فتنظم البيانات (قواعد، ملفات، سجلات، حقول، حروف) مما يسهل إعادة تشغيل البيانات و استرجاعها

5. أنشطة الرقابة على الأداء : نشاط الرقابة يختص بإصدار معلومات مرتدة حول الأنشطة السابقة بغرض تبديل أي انحرافات في أداء تلك الأنشطة بحيث يوفر النظام منتجات معلوماتية ملائمة للمستخدمين

المطلب الرابع : خصائص و أهمية نظام المعلومات الإدارية

* خصائص نظام المعلومات الإدارية : ¹

· نظام المعلومات الإداري نظام مفاهيم ونظام تجريبي عملي .

· أنه نظام من صنع الإنسان

· نظام مفتوح لأن معظم المعلومات الإدارية تستخدم لأغراض التخطيط واتخاذ القرارات والتي تستلزم بالضرورة تفاعلا مع محيط العمل الخارجي

· نظام مرن لأنه يراجع ويحدث باستمرار وتجرى عليه تغييرات

· نظام ثانوي وذلك لأنه يمثل جزء من النظام الكلي للمنظمة

· أن نظم المعلومات الإدارية أداة لتحقيق العلاقة المتبادلة من أجل تسهيل الاتصالات بين أنظمة المعلومات المختلفة والمنشأة نفسها ومحيطها الخارجي .

* أهمية نظام المعلومات الإدارية : ²

· تقديم المعلومات إلى مختلف المستويات الإدارية عند الحاجة لغرض ممارسة وظائفها في التخطيط والتنظيم والسيطرة

· تحديد وتوضيح قنوات الاتصال أفقيا وعموديا بين وحدات الإدارية في المنظمة لتسهيل عملية الاسترجاع.

· تقييم نشاطات المنظمة وتقييم النتائج بغية تصحيح الانحرافات

· تهيئة الظروف لاتخاذ قرارات فعالة عن طريق تجهيز المعلومات بشكل مختصر وفي الوقت المناسب

· المساعدة على التنبؤ بمستقبل المنظمة والاحتمالات المتوقعة بغية اتخاذ الاحتياطات اللازمة في حالة وجود خلل في تحقيق الأهداف

· إمكانية الاستفادة من هذه النظم بإصدار تقارير سواء كانت تجميعية أو تفصيلية آنيا أو شهريا أو فصليا أو سنويا عن نشاطات المنظمة

· حفظ البيانات والمعلومات التاريخية الضرورية التي تعتبر أساس عملها

· البث الانتقائي للمعلومات وتزويد المستفيدين والباحثين بالمعلومات التي يرغبون بها بشكل فردي أسبوعيا وشهريا ...الخ.

و تكمن أهمية نظام المعلومات بالنسبة للمؤسسات أنها تزيد نظام المعلومات من إمكانات المؤسسات في التعامل مع البيانات ذات العلاقة لأنشطة العمل الداخلية و بيئة العمل الخارجية إذا تتولى النظم معالجة البيانات و تحويلها إلى معلومات تستخدم في الرقابة على عملية المؤسسة و أنشطتها بما فيها عمليات التخطيط و صنع القرار و الاتصال بين مراكز صنع القرار و تبادل المعلومات ³

المبحث الثالث : نظام المعلومات و صنع و اتخاذ القرار

المطلب الأول : المعلومات و صنع القرار

يعتبر التخطيط المسبق هو الوظيفة الرئيسية للإدارة للتعامل مع التغيير بطريقة ايجابية و هادفة و لتحقيق هذه الوظيفة فان الحد من عشوائية صنع القرار في المنظمة يقتضي ترشيد هذه العملية للوصول بالمنظمة إلى شاطئ الأمان و ذلك بتحقيق بقائها و إستمراريتها في أجواء المنافسة الحادة في بيئة تتزايد فيها عدد المتغيرات و عوامل الترابط و التشابك الداخلية و الخارجية التي يجب على القرار القيام بتحييدها و تعديلها بشكل يخدم أهداف المنظمة المعينة أن ترشيد عملية صنع القرار يعتمد بدرجة كبيرة على تأمين مصادر موثوقة للمعلومات تتيح لصانع القرار المعرفة المسبقة عن وجود مشكلة ما تقييم و تقييم البدائل المختلفة باختيار الأفضل و استخلاص النتائج المترتبة على تنفيذ القرار

و لتحقيق ذلك يشترط بناء نظام للمعلومات يهدف إلى تحديد نوع وحجم و كيفية جمع البيانات و معالجتها و تحليلها باستخدام الأساليب المختلفة كالتحليل الإحصائي إعداد الملخصات أو النماذج الرياضية المختلفة التي تخدم عملية تحويل البيانات الخام إلى معلومات مفيدة لصانع القرار حول المشكلة المراد حلها هذا و يوضح الشكل الموالي العلاقات الخاصة بين القرار و نظام المعلومات ضمن إطار المنظمة المعنية ¹

هذا و يقود استخدام الحاسب الالكتروني في بناء نظام إلى التمييز بين نوعين من نظم المعلومات نظام المعلومات الصوري و نظام معلومات غير صوري فنظام الأول يعني بمجموعة من القواعد و الإجراءات لجمع و تحليل و نشر البيانات بينما يهتم النظام الثاني بالمعلومات ذات الصفة العالية التغيير أو التغير و التي لا تجمع على أساس قواعد محددة فمثل هذا النظام يتطور بشكل عادي و غير معقد في و داخل المنظمة أو المؤسسة ²

المطلب الثاني : مراحل صنع القرار

تتميز العملية بالمراحل التالية : الاستقصاء ، التصميم ، الاختيار ، التطبيق

تهتم المرحلة الأولى بشكل خاص بالاستقصاء عن الوضع السائد في محيط اتخاذ القرار أي بمعني آخر يبحث صانع القرار عن وضع البيئة التي تتطلب اتخاذ القرار و الشروط البيئية التي تفرض عملية أن يأخذ موقف معينا و في هذه الحالة يحتاج إلى معلومات عن البيئة الخارجية توضح له الفرق بينهما و بين وجهة نظر في الحالة الراغب في الوصول إليها

أما مرحلة التصميم فهي تهتم بترتيب و تحليل البدائل و قد تستدعي هذه المرحلة اتخاذ العديد من القرارات الثانوية للوصول إلى ترتيب معين لهذه البدائل حسب جدواها و من ثم تقسيمها حسب معايير محددة و في هذه الحالة فان المعلومات المطلوبة تساعد صانع القرار على تحجيم البدائل أو تقسيمها و لها صفة مميزة

أما المرحلة ما قبل الأخيرة و المقصود بها مرحلة الاختيار فهي خاصة باختيار البديل الأمثل من البدائل المختلفة التي تمت غربلتها في المرحلة السابقة

هذا و يضيف بعض الكتاب مرحلة التطبيق الخاصة بتنفيذ الاختيار و متابعته و مراقبته كمرحلة رابعة من مراحل صنع القرار ¹

المطلب الثالث : المعلومات واتخاذ القرارات

" إن المعلومات تصف و تعرف و تشرح وتوضح الأوضاع و الظروف الذاتية للمنظمات و ما يحيطها من أوضاع و ظروف محلية و عالمية "

و من ثم تلعب المعلومات دورا هاما في مجال حل المشكلات و اتخاذ القرارات و هي تحتل ركنا هاما في التنظيم الإداري لأي مؤسسة باعتبارها إدارة الربط الأساسية بين أجزاء التنظيم و الوسيلة الرئيسية للإدارة في التنسيق و التخطيط و المتابعة فهي اليوم من أهم الموارد التي تعمل على تحقيق أهداف الإدارة كالموارد البشرية و المالية في المنظمات و المؤسسات الحديثة و تختلف أنواع المعلومات باختلاف الهدف من استخدامها و من يستخدمها و في أي وقت استخدمت ما الذي تحققه باستخدامها فهي أساس أي ة قرار يتخذه متخذو القرار و بقدر ما تتوفر المعلومات المناسبة بقدر ما يكون القرار دقيقا و صحيحا حيث تتطلب عملية اتخاذ القرار تحديد المشكلة لإدراكها و التأكد منها تم تحديد إبعادها و تجميع المعلومات و البيانات الضرورية حولها و تحليل هذه البيانات للتعرف على البدائل و الحلول المتاحة وتحديد المعايير التي يتم ضوئها اختيار أفضل لتنفيذ القرار و التأكد من مدى صلاحية هذه المعلومات بمراجعة النتائج المترتبة على تنفيذ القرار التغذية العكسية من هنا يتضح لنا أهمية المعلومات لاتخاذ القرارات المناسبة و طرح البدائل و بالتالي اتخاذ القرار المناسب ¹

و رغم الأسلوب العلمي المطبق في عملية اتخاذ القرار فان هذه العملية ما زالت تنطوي على جانب كبير من البداهة و الخبرة الشخصية و ترجع أهمية الحصول على المعلومات و توفرها و تنظيمها و استرجاعها إلى مدى إسهام هذه في عملية اتخاذ القرار السليم و يحدد نوع المعلومات المتاحة و حجمها مدى الفهم الصحيح و الصادق لحجم المشكلة الأمر الذي ييسر اختيار أسلوب القرار المناسب لمعالجتها و يعتمد نوع القرار على المعلومات التي اتخذت بناء عليها فالقرار المؤكد هو القرار المعتمد على معلومات مطلوبة بالكامل و من ثم المفاضلة بين البدائل و اختيار المناسب منها وتمتد أهمية المعلومات إلى ما بعد القيام بتنفيذ القرار أي في مرحلة المتابعة المستمرة و المتلاحقة من خلال عمليات التغذية المرتدة التي تفيد في تصحيح النتائج السلبية و تلافيها في المستقبل

و أهمية المعلومات تختلف بحسب المستوى الذي تقدم إليه فمثلا للإدارة العليا مشاكل تختلف عن الموجودة لدى مستوى الإدارة الإشرافية و تختلف تلك المعلومات حسب الاختلافات أيضا في المسؤوليات عند كل مستوى إداري ²

المطلب الرابع : أنواع القرارات ومتطلباتها من المعلومات

بصفة عامة يمكن تصنيف القرارات التي تمارس في المستويات الإدارية في المنظمات إلى:

1) قرارات تشغيلية : وهي تهتم بالرقابة على النشاطات اليومية

2) قرارات ذات الصبغة ( الإدارية ) : وهنا يهتم صانع القرار في ضبط ومراقبة استخدام الموارد في المنظمة بما في ذلك الطاقات البشرية وتوجهها في خدمة أهداف المنظمة، البيانات الخاصة بعملية صنع القرار في هذا المجال معظمها بيانات مالية أو تهتم بشؤون الأفراد

3) قرارات خاصة بإستراتيجية التخطيط : يتطلب هذا النوع من صانع القرار القيام بتطوير الأهداف وتأمين الموارد المطلوبة للوصول لهذه الأهداف ومن الأمثلة على ذلك قرار بإدخال منتج جديد أو تكنولوجي

» مفاهيم أساسية لعلم الإقتصاد...
» نظام الحاسبة التحليلية في المؤسسة
» كيفية أحتساب نظام الحصص للدول الاعضاء في منظمة الاوبك